Ufficio Stampa, vantaggi e consigli dall’evento Tolktolk

L’ufficio stampa continua ad essere un mezzo comunicativo molto efficace per le aziende e le diverse forme di organizzazioni, capace di adattarsi alle nuove tecnologie senza divenire superfluo. Le sue attività spaziano dalla stesura dei comunicati al consolidamento dei rapporti con il mondo giornalistico, che richiedono competenze diversificate e una visione strategica.
Ne ha parlato approfonditamente Dora Carappelese in un recente evento TolkTolk, questa volta nei panni inediti di ospite, intervistata dalla docente di “Etica dei media” allo IUSVE di Venezia e Verona, Mariagrazia Villa.
Come partner dell’evento, insieme a WiseUp Comunicazione abbiamo fatto nostri tutti i consigli emersi che condividiamo come sempre molto volentieri nel nostro blog, iniziando dal rispondere ad una semplice domanda.

Come funziona un Uffico Stampa?

L’ufficio stampa, o ufficio stampa e comunicazione, è lo strumento più idoneo per diffondere notizie per conto di aziende, organizzazioni ed enti pubblici.
L’addetto stampa deve naturalmente saper riconoscere quale notizia va comunicata, scegliendo successivamente il giornalista al quale inviare i contenuti redatti.
Per Dora Carapellese per individuare la notizia si deve necessariamente partire da un’intervista approfondita al referente dell’azienda/organizzazione cliente, per raccogliere tutte le informazioni chiave. E’ importante conoscere i prodotti e i servizi offerti, i punti di forza e debolezza e l’approccio comunicativo che hanno utilizzato in passato. Un’intervista esauriente permette di avere un quadro completo dell’azienda e selezionare gli argomenti che possono piacere al giornalista che deve scegliere di pubblicare.

Conclusa la fase strategica e di scrittura dei comunicati, si procede contattando le redazioni giornalistiche. L’addetto stampa, tramite la sua rete di conoscenze, rintraccia il giornalista che ritiene possa essere interessato a quella determinata notizia, fungendo da intermediario tra l’azienda e la redazione.
L’uscita di un articolo su un quotidiano genera ancora un certo appeal agli occhi delle aziende e con buone ragioni, dato che si presenta come un ottimo mezzo per ampliare la brand awareness. Oltre alla pubblicazione su carta, si affianca la comunicazione sui blog aziendali e le riviste digitali, con la possibilità di raggiungere un vasto numero di lettori.

I titoli professionali necessari per svolgere attività di ufficio stampa variano a seconda della tipologia di organizzazione. Nel caso degli enti istituzionali, è richiesto per legge che l’addetto stampa faccia parte dell’ordine dei giornalisti. Quando si tratta di aziende e altri organizzazioni private non è obbligatorio che l’addetto stampa sia un giornalista, ciononostante quest’ultimo ha dalla sua parte un’esperienza che facilita il lavoro.
L’addetto stampa deve infine essere molto abile nella negoziazione e nella mediazione, per trovare un punto di incontro tra ciò che vuole il cliente e ciò che vuole il giornalista.

Vantaggi di un ufficio stampa per aziende e istituzioni

Avere a disposizione un ufficio stampa si rivela un plus notevole, nella scelta che il potenziale cliente compie, in quanto ricopre ancora un ruolo significativo nella comunicazione d’impresa. I vantaggi principali che un ufficio stampa è in grado di fornire riguardano gli aspetti valoriali che identificano l’azienda. Attraverso questo canale di informazione si possono mettere in risalto i punti di forza e la filosofia aziendale, così da venire incontro anche alle nuove esigenze dei consumatori. Il riconoscimento sociale e quindi la tanto importante fiducia nel brand che ne consegue può convertirsi anche in un riscontro economico.

La diffusione dei comunicati stampa su altri canali comunicativi come i social network, consente inoltre di aumentare esponenzialmente la loro visibilità, rafforzando ancora di più la brand reputation, sia a livello nazionale che internazionale. Infatti, l’ufficio stampa non risulta proficuo solo per le grandi aziende ma anche per quelle medio-piccole, che possono raccontare molto della loro attività commerciale, incentrata su un mercato di nicchia.

L’ufficio stampa ricopre un ruolo importante anche nei momenti di gestione di crisi reputazionale dell’azienda. In un periodo storico come il nostro, dove la notizie vengono diffuse in tempo reale, è prioritario fornire delle risposte chiare e repentine, così da tutelare in tempo l’immagine aziendale. Un ottimo consiglio è quello di redigere un piano di comunicazione preventivo, che descriva nel dettaglio la posizione dell’azienda e chi deve intervenire in quei determinati frangenti.

Per quanto riguarda l’organizzazione di eventi, l’ufficio stampa può inoltre avere il compito di rappresentare al meglio l’azienda, selezionando i media partner giusti, gli sponsor e un’adeguata location. Ed è qui che la professionalità degli addetti stampa diventa ancora più importante grazie alla competenza di mettere insieme diversi soggetti e intrecciare rapporti, le cosiddette media relation.
Un ufficio stampa può inoltre organizzare anche eventi strutturati come i PressTour, che raccolgono giornalisti specializzati a cui si racconta l’azienda, con un tour guidato sul territorio della stessa azienda. Questa attività può contribuire ad ampliare la notorietà aziendale su tutto il territorio nazionale e all’estero.

Ma andiamo ora a scoprire alcuni consigli per svolgere al meglio questa attività emersi direttamente dall’abile intervista di Mariagrazia a Dora.

Consigli per un buon Ufficio Stampa

Partiamo da alcuni semplici consigli pratici:

  1. Un buon comunicato stampa deve contenere le classiche 5 W (Who, Where, What, When, Why) possibilmente nelle prime cinque o dieci righe del testo.
  2. Il titolo è un aspetto essenziale per attirare il pubblico perciò deve risultare molto accattivante.
  3. Il testo va scritto in maniera intelligibile, dividendolo per paragrafi e fornendo contenuti di valore.
  4. Una volta terminata la stesura del comunicato, bisogna porre attenzione al modo in cui viene inviato nelle mail.
  5. Vanno evitati gli allegati, è sempre consigliabile inserire all’interno dell’email un link che reindirizzi ad un drive, per  scaricare il file del comunicato stampa.
  6. L’indirizzo del mittente deve essere altrettanto leggibile e soprattutto professionale, e deve includere il nome dell’azienda.

Uno strumento indispensabile per svolgere l’attività di Ufficio Stampa sono i database, per cui sarebbe bene dotarsi di uno strumento completo e professionale con le liste delle redazioni, i loro recapiti e i settori di provenienza. Fra questi troviamo Mediapress, un database online, dove è possibile trovare facilmente i giornalisti più in linea con la propria comunicazione aziendale, grazie alla possibilità di profilare le media list NOfiltri disponibili nel portale.

Per mettere in pratica una comunicazione efficace tramite l’ufficio stampa, bisogna tenere conto anche dei cambiamenti che stanno avvenendo in questo ambito lavorativo. Le redazioni da contattare sono sempre più sguarnite e le conferenze stampa sono sempre meno diffuse, pertanto conviene pianificare di volta in volta le interviste o gli eventi, in base all’importanza degli argomenti che si desidera proporre al pubblico. Occorrono temi forti che possano rivelarsi utili per i consumatori, capaci di suscitare interesse sia dal punto di vista del giornalista che degli utenti.

Conclusione

L’ufficio stampa è un mezzo dalle molteplici potenzialità, che ogni tipo di azienda dovrebbe integrare nella propria comunicazione.
Un insieme di competenze tecniche e relazionali messe in atto da  figure professionali, abili nel gestire diverse attività e mantenere contatti duraturi anche grazie a un buon ‘fiuto giornalistico Per un uso efficace, affidarsi ad esperti della comunicazione online e offline, può essere la scelta giusta.
Il nostro team che in molti progetti include Tolktolk, offre servizi di ufficio stampa per le piccole e medie imprese, in modo da rendere sempre più efficace la comunicazione di brand e aziende. Stay tuned per il prossimo evento!

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